Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 27 augustus 2026
The Flowing Mind gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met jouw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens we verzamelen, waarom we deze gebruiken, hoelang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

The Flowing Mind is een project van Amazing House B.V.
Adres: Oud-Loosdrechtsedijk 40, 1231 NB Loosdrecht
E-mailadres: connect@theflowingmind.nl
KvK-nummer: 42018273
BTWnummer: NL869313800B01

Deze organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw contact met The Flowing Mind kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • naam, adres, woonplaats, geboortedatum en contactgegevens;
  • boekings-, betaal- en factuurgegevens;
  • jouw hulpvraag en gewenste doelen;
  • antwoorden uit het intakeformulier;
  • informatie over gezondheid, klachten, medicatie, diagnoses, behandelingen, gevoeligheden en mogelijke contra-indicaties;
  • aantekeningen over sessies, voortgang en evaluaties;
  • correspondentie per e-mail, telefoon of contactformulier;
  • technische websitegegevens en cookies, wanneer van toepassing.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Deze verwerken wij alleen wanneer dit noodzakelijk is en je daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, of wanneer een andere wettelijke grondslag van toepassing is.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

  • afspraken en betalingen te verwerken;
  • contact met je op te nemen;
  • jouw intake te beoordelen;
  • een persoonlijk sessieplan voor te bereiden;
  • te beoordelen of een sessie verantwoord en passend is;
  • de sessies uit te voeren en te evalueren;
  • de continuïteit en veiligheid van de begeleiding te bewaken;
  • te voldoen aan administratieve, fiscale en wettelijke verplichtingen;
  • vragen, klachten of verzoeken af te handelen;
  • onze dienstverlening te verbeteren.

Wij sturen alleen nieuwsbrieven of commerciële berichten wanneer je daarvoor afzonderlijk toestemming hebt gegeven. Je kunt die toestemming altijd intrekken.

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

  • de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit;
  • jouw uitdrukkelijke toestemming, in het bijzonder voor gezondheidsgegevens;
  • wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale administratieplicht;
  • een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, bedrijfsvoering en het behandelen van vragen of klachten.

Je mag toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Zonder bepaalde intakegegevens kan het mogelijk zijn dat wij geen verantwoord sessieplan kunnen opstellen of de sessie niet kunnen uitvoeren.

5. Delen met anderen

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit.

Gegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is met dienstverleners zoals:

  • het boekings- of betalingssysteem;
  • de website-, hosting- en e-mailprovider;
  • administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;
  • beveiligde formulier- of dossierleveranciers;
  • IT-ondersteuners.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.
Gegevens kunnen daarnaast worden gedeeld wanneer dit wettelijk verplicht is, noodzakelijk is om een ernstig veiligheidsrisico te voorkomen of wanneer je hiervoor vooraf uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

6. Onderzoek, publicaties en ervaringen

Identificeerbare intake- of sessiegegevens worden niet gebruikt voor onderzoek, publicaties, testimonials, sociale media of promotionele doeleinden zonder afzonderlijke, uitdrukkelijke toestemming.
Wanneer praktijkervaringen worden beschreven, gebeurt dit geanonimiseerd of met voorafgaande schriftelijke toestemming. Toestemming voor een testimonial of publicatie staat los van deelname aan sessies en kan worden geweigerd zonder gevolgen voor de dienstverlening.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
● Fiscale en financiële gegevens worden in beginsel zeven jaar bewaard.
● Contact- en boekingsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de overeenkomst, administratie en eventuele vragen of klachten.
● Intake-, gezondheids- en sessiegegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor veilige begeleiding, continuïteit en toepasselijke wettelijke verplichtingen.
● Wanneer geen wettelijke dossierplicht van toepassing is, worden intake- en sessiegegevens uiterlijk vijf jaar na de laatste sessie verwijderd.
● Gegevens waarvoor je toestemming hebt ingetrokken, worden verwijderd tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang verdere bewaring noodzakelijk maakt.

8. Beveiliging

The Flowing Mind neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.
Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang. Zij zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.

9. Jouw rechten

Je hebt, voor zover wettelijk van toepassing, het recht om:
● jouw persoonsgegevens in te zien;
● onjuiste gegevens te laten corrigeren;
● gegevens te laten verwijderen;
● de verwerking te laten beperken;
● bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
● jouw gegevens te laten overdragen;
● eerder gegeven toestemming in te trekken;
● een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een verzoek kan worden gestuurd naar connect@theflowingmind.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee je jouw identiteit kunt bevestigen.

10. Minderjarigen en vertegenwoordiging

Voor minderjarige cliënten en cliënten die hun belangen niet volledig zelf kunnen behartigen, worden aanvullende afspraken gemaakt over toestemming, vertegenwoordiging, informatieverstrekking en toegang tot gegevens.
Gegevens worden alleen verstrekt aan een ouder, verzorger, mantelzorger of wettelijk vertegenwoordiger wanneer daarvoor toestemming of een geldige wettelijke bevoegdheid bestaat.

11. Cookies en externe websites

De website kan functionele, analytische of marketingcookies gebruiken. Voor niet-noodzakelijke cookies wordt vooraf toestemming gevraagd.
Links naar websites van anderen vallen niet onder deze privacyverklaring. Raadpleeg daarvoor de privacyverklaring van de betreffende organisatie.

12. Wijzigingen

The Flowing Mind kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening of wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op de website.

13. Contact of klacht

Heb je een vraag over jouw gegevens of deze privacyverklaring? Neem dan contact op via connect@theflowingmind.nl.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.